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title: E-Mail Archivierung in Eldorado
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Hier wird die Archivierung von E-Mails im Dokumenten-Management-System Eldorado beschrieben. Als E-Mail-Programm wird Outlook verwendet, als Beispiele dienen E-Mails zum Professorenkatalog, welcher vom Universitätsarchiv betrieben wird. <br><br>
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Eldorado wird über die Programmleiste von Windows aufgerufen. Anschließend werden in der erscheinenden Maske Benutzerkennung und Passwort eingetragen.
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Die Hierarchie-Stelle der Eldorado-Systematik unter der eine E-Mail archiviert werden soll, muss bekannt sein. Diese Hierarchie-Stelle wird in die Leiste „Aktenzeichensuche“ eingetragen. Darauf öffnet sich der Aktenbaum, der Cursor muss dann noch an die treffende Hierarchiestelle bewegt werden. In dem hier gezeigten Fall wird zu einem bestehenden Aktenzeichen, unter dem sich bereits mehrere E-Mails befinden, eine weitere E-Mail ergänzt.
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Die zu archivierende E-Mail wird mit dem Mauszeiger auf den entsprechenden Eintrag im Aktenbaum bewegt. Erscheint danach die zu füllende Eingabemaske nicht automatisch, muss der Eintrag angeklickt werden. <br><br>
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In dem hier gezeigten Beispiel wird, wie erwähnt, eine Mail zu einer bestehenden Korrespondenz ergänzt und unter einem bestehenden Aktenzeichen abgelegt. Stammt eine E-Mail hingegen von einem Absender, zu dem bisher keine Korrespondenz existiert, muss ein neues Teilaktenzeichen angelegt und die E-Mail hierunter abgelegt werden. <br><br>
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In der Eingabemaske sind die Felder „Aktenzeichen“ und „Betreff“ bereits ausgefüllt. Letzteres Feld wird i.d.R. mit einem neuen Eintrag versehen, aus dem hervorgeht, zu welchem Vorgang eine E-Mail gehört. Daneben werden die Felder „Absender“, „Dokumenten-Art“ (Schreiben, E-Mail, Fax) und „Papierform“ (nein) ausgefüllt. <br><br>
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Um die E-Mail zu speichern, wird zweimal die Option „Speichern“ bestätigt. Die E-Mail erscheint anschließend unterhalb der Eingabemaske in einer Liste der bereits unter dem entsprechenden Aktenzeichen abgelegten E-Mails.
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In der nächsten Grafik ist zu erkennen, dass über dem neu vergebenen Teilaktenzeichen eine E-Mail-Adresse erscheint. Um diese zu entfernen, muss die zu archivierende E-Mail ein weiteres Mal mit Doppelklick aufgerufen und abgespeichert werden. <br><br>
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